So lösen Steuerkanzleien ein alltägliches Übergabeproblem sauber und einfach
Das größte Alltagsproblem von Steuerkanzleien ist und bleibt die Materialflut. Die internen Abläufe sind längst digitalisiert, das Büro selbst ist nahe an der seit Jahrzehnten gepredigten Papierlosigkeit – im Gegensatz zu vielen Mandanten. Sie schicken ihre Ordner, Belege, Vollmachten und Wünsche weiterhin per Post. Mal mit Ankündigung, oft aber auch spontan. Der Knackpunkt ist dabei nicht einmal die Papierflut, sondern der Übergabepunkt zwischen Mandanten und Kanzlei.
In einem Pilotprojekt haben wir diesen Übergang zusammen mit einer Steuerkanzlei bewusst neu organisiert. Nicht durch Digitalisierung um jeden Preis, sondern durch eine saubere Struktur im Dokumentenfluss. Der Ansatz ist verblüffend einfach: er besteht im Kern aus einer Paketanlage mit getrennten Bereichen für Abgabe und Abholung.
Struktur statt Störung im Tagesgeschäft
Die eingesetzte Anlage verfügt über sechs großzügige Fächer mit den Maßen 370 × 440 × 380 mm. Damit ist ausreichend Platz für Steuerunterlagen, Aktenordner und umfangreiche Dokumentensätze vorhanden. Jedes Fach ist eindeutig beschriftet und klar zugeordnet.
Die Abgabe funktioniert denkbar einfach: Momentan unbenutzte Fächer sind ohne Schlüssel zu öffnen. Mandanten legen ihre Unterlagen ein und schließen das Fach, das danach nur noch von Kanzleimitarbeitern geöffnet werden kann. Bei der Abholung läuft der Prozess umgekehrt: Die Kanzlei legt vorbereitete Unterlagen in ein eigenes Fach, der Mandant erhält einen persönlichen Zugangscode und kann seine Unterlagen selbstständig abholen.
Beide Seiten wissen jederzeit, was wo passiert. Unabhängig von Öffnungszeiten, ohne Aktenordnerstapel auf der Rezeptionstheke. Und, mindestens genauso wichtig: ohne Unterbrechungen im Tagesgeschäft.
Sicherheit, Ergonomie und Witterungsbeständigkeit
Die Anlage ist mit einer stabilen 3-Punkt-Verriegelung ausgestattet und bietet damit ein hohes Maß an Sicherheit. Dank Sockel und Blindkasten liegt die Entnahmehöhe der Fächer bei etwa 300 mm – bequem und ergonomisch im täglichen Betrieb.
Eine enganliegende Verkleidung mit Regenüberstand schützt zuverlässig vor Witterungseinflüssen. Die eingesetzten Materialien – Aluminium und verzinktes Stahlblech – sorgen für eine Paketanlage, die langlebig, robust und auf den dauerhaften Außeneinsatz ausgelegt ist. Die Pulverbeschichtung in zeitlosem RAL 7016 fügt sich harmonisch in bestehende Eingangsbereiche ein, sie passt zu Türen, Fenstern und Fassaden moderner Kanzleigebäude. Andere Farben sind selbstverständlich möglich.
Durchdachte Schließsysteme für Abgabe und Abholung
Für die Abgabe kommen drei gleichschließende CLEVERLOCK-Schlösser zum Einsatz, wie sie auch bei der KNOBLOCH Paketbox KNOBOX verwendet werden. Mit einem einzigen Schlüssel lassen sich alle Abgabefächer öffnen. Das vereinfacht interne Abläufe und reduziert den Verwaltungsaufwand.
Für die Abholung sind drei elektronische Schlösser integriert, wobei hier das batteriebetriebene Modell zur Eingabe von Abholer-PINs zum Einsatz kommt, das wir seit Jahren erfolgreich für unsere Abholanlage PIKNO verwenden. Mandanten bekommen einen individuellen Zugangscode und können ihre Unterlagen sicher kontaktlos abholen – wohlgemerkt zu beliebigen Tages- und Nachtzeiten.
Individualisiert bis ins Detail
Die Anlage ist mit dem Logo der Steuerkanzlei als hochwertige Klebeschrift versehen. Die klare Kennzeichnung der Fächer für Abgabe und Abholung geschieht ebenfalls mit langlebigen Beschriftungen. So wird der Übergabepunkt nicht nur funktional, sondern auch optisch eindeutig kommuniziert.
Keine große Innovation, kein Umbruch. Aber eine bewusste Entscheidung für Ordnung im Dokumentenfluss – dort, wo Papier im Kanzleialltag weiterhin Realität ist.
